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Como organizar as despesas da empresa e evitar crise interna em tempos de pandemia

Acredito que sua preocupação não seja apenas com o período que estamos passando, mas sim com o período pós pandemia, certo? Fechamento do mês e contas vencendo, sem você conseguir vender da forma como esperava e ainda sem saber quando vai conseguir voltar a trabalhar normalmente. Acalme-se, separamos algumas sugestões para você organizar suas despesas e garantir o seu fluxo de caixa:

  • Conheça e prepare o caixa da empresa

O erro mais comum de se encontrar em muitas pequenas empresas é não separar sua estrutura de gasto entre despesas fixas e variáveis, o que compromete a posterior revisão de gastos a serem cortados em momentos como este. Se sua empresa ainda não tem essa separação, comece de uma forma simples para entender a situação do que é possível ser feito e consequentemente fazer um esboço de projeção de gastos, de modo que nas despesas fixas entram gastos como aluguel, folha de pagamentos, manutenções e tudo mais que não tenha variação conforme o volume de vendas. Já nas despesas variáveis, podem ser enquadrados gastos como matéria prima e tudo mais que variar conforme as vendas da empresa.

Sua atenção maior nesse momento é organizar todas as contas que estão para vencer e nas despesas fixas, pois a tendência delas é continuarem constantes, mesmo sem poder vender. Comece a repensar o que é possível fazer com cada uma delas.

  • Analise os gastos e veja o que é possível renegociar ou cortar

O primeiro ponto é entender toda a situação e se fazer a tão temida pergunta: “Se continuar assim, quanto tempo a empresa consegue se manter?”. Ao realizar essa pergunta, você saberá qual é seu capital de giro. Além disso, segundo especialistas e consultores, o ideal é que essa resposta seja o valor suficiente para cerca de 6 meses, pois não será de uma hora para outra que tudo voltará ao normal, sem considerar o tempo de reposição e recuperação do caixa da empresa. 

A partir de agora, o mais comum seria te indicar o corte de gastos que não são essenciais, mas lembre-se que da mesma forma que você precisa reduzir os custos, seus fornecedores também precisam! Por isso, o mais indicado é buscar a renegociação de alguns gastos, para que não perca seu relacionamento com o mercado, seus descontos e tudo mais que tenha levado muito esforço para conseguir com seus fornecedores. Um exemplo clássico é a renegociação de aluguel, pois será muito melhor reduzir o valor e reajustar a data de pagamento, do que o locador ficar sem inquilino e você não ter para onde ir.

  • Renegocie suas dívidas e fornecedores com tempo

Se após sua análise, o caixa não for o suficiente para suprir os parcelamentos que estão a vencer, não espere o vencimento, procure seus fornecedores, de acordo com a prioridade para seu negócio e tempo para vencimento a fim de buscar alternativas de descontos e/ou reajuste dos parcelamentos. Afinal, agora não é um bom momento para acabar ficando inadimplente e correr o risco de ser negativado e consequentemente perder o crédito no mercado, com outras empresas, fornecedores e até mesmo os bancos.

  • Se não houver outro caminho, os empréstimos podem ajudar

Com o surgimento de diversas fintechs (startups que trabalham para inovar e otimizar serviços do sistema financeiro), com o aumento da concorrências com os maiores bancos e mais recentemente com as medidas financeiras adotadas pelo Governo Federal, as micro e pequenas empresas passaram a ter linhas de crédito com muito mais facilidade e agilidade, principalmente pensando no capital de giro da empresa.

O que muitos não se atentam e acabam se deixando levar pela mídia, é nas garantia que muitos desses bancos requerem para liberar um empréstimo, fator esse que acaba sendo muito mais complicado e arriscado para o micro e pequeno empreendedor. Por isso, antes de sair pedindo empréstimo, avalie bem a necessidade, pois por menor que seja a taxa, no futuro você terá de arcar com mais esse custo.

  • Equipe de trabalho

Com certeza a folha salarial é uma importante parte dos custos da empresa. A ideia aqui é analisar e não pensar em cortes de pessoal, mas toda consideração é válida levando em conta o cenário da empresa.

Uma opção é analisar a possibilidade de férias para aquelas pessoas que estão com baixa demanda, pois além de dar um fôlego para a operação, você consegue organizar sua equipe a título de ter todos disponíveis quando mais precisar deles, no pós crise.

Outro caminho é a redução da jornada e consequentemente os salários dos seus colaboradores. Essa é uma decisão que costuma ser adotada em casos de maior dificuldades por parte das empresas. Para maiores detalhes, recomendamos que busque o seu sindicato para entender melhor as possibilidades.

Por fim, e a mais dolorosa das medidas é a redução do quadro de colaboradores, para que consiga manter a operação enxuta e condizente ao novo momento da economia. Muito cuidado nessa decisão! Lembre-se de considerar os custos de rescisões, pois podem impactar muito mais do que você pensa.

  • Reavalie seu portfólio de produtos

Em momentos de dificuldade, a principal palavra deve ser otimização de seus recursos. Se as condições são delicadas para você, procure reavaliar sua relação de produtos/serviços ofertados e priorize o que te trás a maior margem e volumetria. Uma dica é você aplicar o diagrama de Pareto em seu portfólio, o qual diz: “80% das consequências são resultado de 20% das causas”, ou seja, cerca de 80% das suas vendas são resultado de 20% de seus produtos/serviços. Dessa forma você otimiza, reduz gastos desnecessários e foca seu esforço no que será melhor para sua empresa.

  • Procure oportunidades

Resolver problemas é comum à rotina de todas as empresas, mas neste momento você não deve limitar sua visão a apagar incêndios, mas também em observar tendências e buscar alguma inovação para ganhar fôlego e reorganizar seu crescimento. Dois exemplos que vivenciamos diariamente é o crescimento do delivery e das vendas por e-commerce. A chave para este problema é entender seu modelo de negócio e buscar outras alternativas de entregar seu produto/serviço ou ainda o que mais você pode entregar ao seu cliente que pode agregar valor, ou ainda, será que não está na hora de mudar o caminho do seu negócio? O melhor caminho é refletir e encontrar algumas opções para testar seu mercado.

  • Mais do que nunca, seja um parceiro de seu cliente

Calma, não precisa sair ligando para todos os seus clientes e ouvir eles falarem que a situação está difícil e não sabem o que fazer. Antes de mais nada, analise sua carteira de clientes, separando por perfil e construa um gráfico de curva ABC, de modo a considerar variáveis como a relevância  do cliente e custo ou risco ou outra variável que for importante levar em consideração, pois assim você terá uma priorização de quem você precisa dar mais atenção nesse momento.

Após o mapeamento, crie uma estratégia para cada carteira de clientes que você identificou, de modo a conseguir encontrar e ajudar nos problemas específicos de cada classe. Tenha uma comunicação clara, busque entender a realidade dele e se coloque como referência para ajudá-lo no que você conseguir fazer por ele. Lá na frente, com certeza isso fará diferença na relação de vocês! Lembre-se de fazer a mesma segmentação com seus clientes inativos e crie uma estratégia de se conectar com eles para entregar sua ajuda e pensar em gerar novos negócios em um futuro breve.

Por mais que tenha uma política de aprovação de crédito e de parcelamentos, é extremamente importante pensar em flexibilidade para manter seus clientes. Estude possibilidades como prorrogação de pagamentos, promoções momentâneas e até mesmo promoções que te ajudarão a maximizar receita no longo prazo.

Ah, não se esqueça, a presença digital já vinha sendo essencial nos últimos anos. Nesse momento, quem não começar a vender e se relacionar de forma digital, irá perder muito mais mercado do que imagina.

E aí, mais alguma dica que não trouxemos aqui? Compartilhe conosco nos comentários abaixo!

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