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Quais as principais ferramentas para fazer cobrança

Nos últimos tempos muitos programas e softwares foram desenvolvidos a fim de auxiliar as operações de recuperação de crédito. Mas por que investir em uma ferramenta para fazer cobrança? Como escolher a melhor? Como ela pode, de fato, ajudar o seu negócio?

Além de garantir mais eficiência no processo, contar com uma ferramenta de cobrança agrega também nas funções de análise e pode, inclusive, reduzir os custos. Dentre as principais vantagens podemos citar: Segurança e proteção de dados, mais produtividade dentro da área e acompanhamento de métricas e resultados.

No conteúdo de hoje, selecionamos algumas ferramentas indispensáveis de cobrança que podem facilitar e otimizar o dia a dia da sua empresa. Acompanhe!

SMS

Tendo em vista que o objetivo, além de receber os valores devidos, é manter o cliente ao final do processo, é preciso ter atenção com a forma de fazer a cobrança. É necessário ter cuidado redobrado para não expor o consumidor às pessoas que estejam próximas. Quando falamos em cobrança, a primeira situação que vem à mente é um colaborador, sentado em uma mesa, ligando para um cliente devedor. Porém, nem todos podem ou gostam de atender telefonemas, e por isso, as recuperadoras de crédito dispõem de várias ferramentas de cobrança, para que o cliente não seja exposto e sinta-se à vontade para que ocorra a negociação e por isso aconselhamos o telefonema como ultima ferramenta a ser utilizada no processo de cobrança.

Uma das formas mais utilizadas é o envio de SMS. O código de defesa do consumidor não faz nenhuma referência ao meio de comunicação utilizado em uma cobrança, desde que não cause constrangimento e tortura psicológica é permitida por qualquer meio de comunicação.  A grande vantagem do envio de SMS está na efetividade do sistema, pois a entrega da mensagem é garantida, e também na redução dos custos, por se tratar de um sistema mais barato que os de ligação, por exemplo.  

O SMS pode também ser usado antes mesmo da dívida vencer, como um lembrete, avisando por exemplo, a data do vencimento da dívida, valor e até mesmo o código de barras para facilitar o pagamento.

E-mail

Esta ferramenta de contato tem crescido constantemente por seu baixo custo para a empresa e facilidade de contato com devedores. O e-mail no processo de cobrança pode informar o atraso de um pagamento, notificar um protesto e até o acionamento do setor jurídico.

Os e-mails funcionam melhor para os primeiros contatos com o cliente, enquanto as notificações de protestos costumam ser enviadas por correspondência, preferencialmente por SEDEX ou carta registrada, para ter certeza do recebimento.

Ambos os formatos devem ser diretos e objetivos, mas sem ser agressivos. Devem conter todos os dados relevantes da dívida, como o produto ou o serviço adquirido, valores, prazos, contatos da empresa, entre outros.

Por isso, se o devedor não deu um retorno sobre o SMS enviado e a dívida está vencida, envie um e-mail informando que não consta no sistema o pagamento da dívida.

Whatsapp

O app pode ser utilizado para a comunicação com devedores sem que isso fira nenhum código de ética ou legislação. O que não pode ser feito é a cobrança abusiva ou seja, o envio de muitas mensagens no mesmo dia ou com conteúdo ofensivo e com abordagem ameaçadora, seja pela mesma ferrramenta ou por várias.

Uma das maiores vantagens que o WhatsApp oferece para quem faz cobranças pelo aplicativo é o fato de o destinatário não poder ignorar a mensagem, como acontece com uma chamada telefônica, por exemplo.

Como o app fornece opções para que os usuários saibam se uma mensagem foi lida ou não pelo destinatário, a pessoa que fez a cobrança terá provas, caso o devedor alegue não saber da existência da dívida.

Utilizar das ferramentas digitais para cobrança é algo que não pode ficar de fora das suas estratégias de recuperação de crédito. Afinal, se você vendeu um produto ou serviço, não pode ter vergonha ou receio de exigir aquilo que é seu por direito. Então, após lembra-lo da dívida por SMS, alertado por E-mail, e mesmo assim ele não deu retorno, entre em contato pelo Whatsapp.

Chatbots

Os chatbots são ferramentas que usam a inteligência artificial para simular a fala humana e entrar em contato com os clientes inadimplentes. Em outras palavras, são os chamados atendentes virtuais. São “robôs de conversação” que interagem com o usuário naturalmente, oferecendo direcionamentos para a solução das solicitações, permitindo uma experiência de autoatendimento agradável e efetiva.

O uso do chatbot reduz custos com centrais de atendimento, contas telefônicas, sistemas de voz. Mas acima de tudo ele reduz o abismo no relacionamento entre as marcas e seu consumidor. Ele entende as perguntas e responde com eficácia e rapidez. É um jeito de se comunicar, automatizado, que mais se parece com o comportamento humano.

Discadores

Após as tentativas de mensagens por SMS, e-mail, Whatsapp, Chatbot e mesmo assim o cliente devedor não deu retorno, aí é hora das ligações. E para esta tarefa, uma ferramenta muito utilizada: o Discador.

Com o intuito de facilitar a realização de chamadas pelos atendentes, otimizando seu tempo e aumentando sua produtividade, foram criados os discadores automáticos. O nome já dá a entender o seu objetivo: esse tipo de programa realiza ligações (isto é, disca os números dos clientes) de maneira automática, tirando essa função do agente. Por isso a importância de um cadastro completo e atualizado, fácil de organizar através da Localização de Endereços.

A partir de uma lista de contatos já montada, o sistema prepara e faz chamadas automaticamente. Não somente o agente não precisa procurar o contato e fazer a discagem, como o software se certifica de que todas as ligações que serão possíveis, por não transferir para o agente chamadas de números inexistentes ou com linhas ocupadas. Dessa maneira, a chance de sucesso aumenta. Em geral, o bom uso dos discadores traz um aumento de algo em torno de 30% na produtividade dos agentes, um avanço considerável que traz bons resultados para a empresa.

Dashboards

Gostaríamos de trazer também uma ferramenta de acompanhamento, os Dashboards. A descrição e a visualização dos dados em tempo real é de extrema importância para acompanhar, direcionar e até mesmo corrigir as ações do departamento de cobrança ao longo do dia. Essas ferramentas de organização são indispensáveis para a organização e o sucesso do time.

Por fim, é importante lembrar que: ao fazer a cobrança, é essencial você demonstrar segurança, empatia, calma e que o processo siga em direção à eliminação do conflito, colocando-se aos olhos do cliente como um aliado para a resolução do problema. Isso ajudará não apenas no processo de negociação dos valores, mas também na retenção e fidelização desse cliente.

Se através de todo esse processo, o cliente não honrar com a dívida, aconselhamos a Negativação de devedores, pois pesquisas mostram que, clientes com o nome negativado, tendem a pagar de forma mais rápida as contas, devido às consequências que a Negativação trás.

Caso você tenha muitos clientes inadimplentes e queira acabar com esse problema de uma vez por todas, entre em contato conosco! Será um prazer ajudá-lo a reverter essa situação!

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