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10 Dicas para Reduzir a Inadimplência nas Instituições de Ensino

 Assim como ocorre em todos os setores do mercado, as instituições de ensino estão sujeitas à inadimplência e este é um problema que tem crescido consideravelmente, causando sérias dificuldades às instituições.

A inadimplência escolar é um problema que atinge cerca de 90% das instituições de ensino brasileiras, sendo um dos principais fatores responsáveis pelo fechamento das escolas. Isso porque toda instituição de ensino precisa de recursos financeiros para se manter em funcionamento e oferecer educação de qualidade para os seus alunos.

No entanto, a inadimplência escolar prejudica profundamente o seu planejamento e o fluxo de caixa da sua escola. Afinal, é uma quantia em dinheiro que não chega até o caixa da organização na data planejada. Consequentemente, você acaba não cumprindo seus objetivos, podendo até mesmo ter as suas atividades comprometidas.

Além disso, a inadimplência escolar prejudica o relacionamento com os pais e responsáveis pelos alunos. É possível, por exemplo, que eles passem a evitar o ambiente escolar por saberem do seu débito com a instituição. E isso acaba prejudicando o acompanhamento em relação aos estudantes. Uma dívida mal cobrada também afeta o relacionamento, trazendo riscos na hora da renovação da matrícula e para a imagem da sua escola perante a comunidade.

Portanto, não é à toa que você deve impedir que isso aconteça em sua instituição, evitando problemas de relacionamento e controle de fluxo de caixa, além de afastar qualquer possibilidade de comprometer as suas atividades. Para isso, é essencial entender por que acontece a inadimplência escolar.

Por que acontece a inadimplência escolar

Você que trabalha no financeiro de uma instituição de ensino, já deve estar acostumado com essa triste realidade, não é?
Além de situações como a falta de planejamento dos pais e responsáveis, há também a questão econômica brasileira, que se encontra crítica – Segundo dados da Serasa Experian 61,8 milhões de brasileiros estão inadimplentes.  Isso faz com que muitos alunos também se tornem inadimplentes, e é nessa hora que o gerenciamento desses casos fará toda a diferença. Boa parte das instituições de ensino convivem com esse problema, porém, muitas já implantaram sistemas, processos e medidas estratégicas para gerenciar da melhor forma esta questão.

Você que trabalha no financeiro de uma instituição de ensino, já deve estar acostumado com essa triste realidade, não é?
Além de situações como a falta de planejamento dos pais e responsáveis, há também a questão econômica brasileira, que se encontra crítica – Segundo dados da Serasa Experian 61,8 milhões de brasileiros estão inadimplentes.  Isso faz com que muitos alunos também se tornem inadimplentes, e é nessa hora que o gerenciamento desses casos fará toda a diferença. Boa parte das instituições de ensino convivem com esse problema, porém, muitas já implantaram sistemas, processos e medidas estratégicas para gerenciar da melhor forma esta questão.

Preparamos este artigo para ajudar você a organizar o fluxo de caixa da escola, Reduzir a inadimplência e atingir seus objetivos como gestor.

Confira nossas 10 dicas para reduzir a Inadimplência:

  1. Adote a mensalidade via boleto bancário

O boleto bancário é um método de pagamento com o qual todos já estão familiarizados em suas rotinas. Além de ser simples, na grande maioria dos casos, pode ser pago por meio do internet banking, evitando o deslocamento até o banco e perda de tempo em filas.

Ou seja, adotar essa como uma das possíveis formas de pagamento das mensalidades facilita a vida dos pais e responsáveis, atuando como uma ferramenta eficaz na redução da inadimplência escolar. Vale lembrar que o boleto bancário pode ser entregue via correio e também pode ser enviado por e-mail— o que, inclusive, reforça o lembrete para os pais.

Além do mais, se você trabalhar com um sistema de negativação, através do pagamento via boleto, você pode fazer inclusões no Banco de dados do Serasa Experian, que é o maior banco de dados da América Latina.

2. Utilize diversos canais de comunicação

Cada pessoa tem preferência e utiliza com mais freqüência determinado canal de comunicação. Há pais e responsáveis que acessam o portal do aluno com periodicidade, enquanto alguns checam seu e-mail diariamente. Outros ainda preferem receber as suas cobranças de forma tradicional, pelo correio. E alguns, respondem de maneira eficaz a lembretes por meio do celular.

Desse modo, utilizar diversos canais de comunicação para enviar o boleto de cobrança e lembrar os responsáveis do vencimento da mensalidade do estudante é uma estratégia eficaz para diminuição da inadimplência escolar na sua instituição. Isso garante que eles receberão as suas notificações, evitando atrasos e não pagamento das mensalidades.

Baixe Gratuitamente nossa planilha de Controle de Cobrança clicando aqui.

3. Defina regras para pagamento

Outra forma de reduzir a inadimplência escolar é por meio da definição de regras claras de pagamento da mensalidade no ato da matrícula. Ao estabelecer o contrato com os pais e responsáveis pelos seus alunos, é importante deixar claro o valor e as formas de pagamento que a sua instituição de ensino aceita.

Além disso, é importante explicitar quais são os prazos de vencimento estabelecidos e as punições e multas no caso de atrasos ou não pagamentos. Assim, você passa aos responsáveis todas as informações relevantes para que eles façam um planejamento financeiro familiar com antecedência e você ainda se garante judicialmente caso haja problemas futuros.

4. Crie descontos de adimplência

Você pode criar descontos progressivos ou benefícios na próxima matrícula para as pessoas que fizerem o pagamento da mensalidade em dia. Inclusive, quem pagar antecipadamente pode ganhar cupons para a participação de uma espécie de sorteio mensal, no qual você pode oferecer uniforme ou livros, por exemplo.

Essa é uma forma de estimulá-los a continuar pagando as mensalidades em dia, mesmo em situações de dificuldade financeira.

5. Premie os bons pagadores

Seguindo a dica anterior, para acabar com a inadimplência escolar, você também pode criar um plano com pontuações anuais. Um exemplo de ação nesse sentido é o acúmulo de determinada quantidade de pontos para cada mensalidade paga em dia.

Você também pode criar pontos para alunos que tenham boas notas e não faltam às aulas. A união dessas ações permite que os pais e estudantes troquem esses pontos por benefícios ou premiações no fim do ano letivo. Esse prêmio pode ser a primeira mensalidade/matrícula do ano seguinte ou materiais escolares, por exemplo.

 6. Automatize o processo e organize as informações

A utilização de softwares e sistemas de gestão pode gerar grande benefício em relação à redução da inadimplência escolar. Por meio dessas ferramentas, você permite que os pais e responsáveis gerem boletos no portal do aluno — é possível até mesmo que eles façam isso com boletos atrasados, facilitando o pagamento em caso de esquecimento.

Além disso, sistemas de gestão escolar permitem que você centralize todas as informaçõess sobre os seus alunos em uma mesma plataforma. Isso possibilita acompanhar aqueles que estão inadimplentes e os que estão em dia com a mensalidade. Essa facilidade faz com que você crie planos de ação mais rápidos e efetivos no caso de inadimplência. E ainda acaba evitando que os atrasos se acumulem e gerem muitos juros, o que dificulta o pagamento.

 7. Separe os alunos por grupos

Os seus alunos têm diferentes perfis, assim como orçamentos familiares distintos. Nesse contexto, existem aqueles alunos que atrasam o pagamento de maneira crônica, enquanto outros apresentam inadimplências esporádicas. Você também pode ter estudantes que têm dívidas maiores acumuladas por mais de um mês.

Uma boa gestão escolar é aquela que tem controle desses fatores, avaliando as particularidades de cada situação. Separar os alunos por grupos de tipo de inadimplência, valor da dívida, renda familiar e perfil de pagamento pode auxiliar na criação de negociações personalizadas para cada um desses diferentes grupos.

Para otimizar esta tarefa, indicamos um software de análise de crédito. Através dele você pode ter as mesmas validações que os bancos e financeiras utilizam para avaliar crédito. Estes softwares permitem uma análise da situação atual e futura do cliente, histórico de comportamento perante o mercado e reavaliação de risco de determinado cliente ao longo do tempo.

8. Crie roteiros de cobrança

Uma cobrança mal feita pode gerar problemas de relacionamento com os seus alunos e responsáveis por eles. Tendo isso em mente, criar um roteiro de cobrança é essencial para atuar de maneira efetiva no combate às inadimplências.

Não tenha medo de cobrar no caso de atrasos ou não pagamento. Porém, defina um responsável por esse processo e padronize a atividade. Crie métodos de cobrança de acordo com o perfil do aluno e o valor da dívida, assim como tempo de inadimplência.

Busque também entender o porquê do atraso e quem é o principal responsável pelo pagamento da mensalidade, conversando diretamente com essa pessoa. Tome o cuidado para realizar a cobrança de maneira pessoal e nunca exponha os seus estudantes em sala de aula.

9. Otimize a cobrança dos atrasados

É comum que os pais venham até a direção da escola para conversar sobre mensalidades atrasadas. É claro que cada situação é única. A preocupação com o aluno deve ser equilibrada com as necessidades financeiras da escola. Uma vez que ela pode ir à falência se relevar a situação de todos.

Uma boa forma de tratar este assunto é usar um sistema de negativação para controle de pendências, evitando que a relação pessoal prejudique o fluxo de caixa da sua instituição. Uma outra alternativa é terceirizar a cobrança dos clientes com maior tempo de atraso, para um setor ou empresa específica, responsável apenas pelas questões financeiras da sua organização.

10. Renegocie a dívida

Exigir o pagamento da dívida sem levar em consideração a realidade financeira atual da família é um processo extremamente ineficaz. Isso pode inclusive aumentar o seu índice de inadimplência escolar. Portanto, utilize ferramentas de renegociação da dívida com os alunos inadimplentes para aumentar a eficácia das suas ações.

Ofereça também mais de uma forma de pagamento — cartões de crédito, débito automático em conta, cheque ou boletos, por exemplo. Além disso, converse com o responsável pelo pagamento da dívida e ofereça a possibilidade de divisão do débito em parcelas que ele possa realmente pagar.

Dessa forma, você aumenta a probabilidade de receber o dinheiro, adaptando as condições de pagamento à realidade da família. Isso faz com que você evite processos judiciais futuros. Pois, além de prejudicar o seu relacionamento com os pais, são desgastantes e onerosos para a sua instituição.

A inadimplência escolar compromete profundamente o funcionamento da sua instituição de ensino. Com essas ações simples, você pode melhorar a sua gestão financeira e reduzir drasticamente a inadimplência na sua escola. Dessa forma, você garante a saúde financeira de sua instituição e evita problemas no relacionamento com os alunos e responsáveis.

Para auxiliar você na redução da inadimplência escolar e melhorar a gestão financeira de sua instituição de ensino, desenvolvemos um e-book/planilha de gestão financeira educacional que poderá se tornar um valioso aliado na busca dos objetivos de sua instituição.

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