Nos últimos anos muitos programas e softwares foram desenvolvidos a fim de auxiliar as operações de recuperação de crédito. Mas por que investir em uma ferramenta para fazer cobrança? Como ela pode, de fato, ajudar o seu negócio?

Além de garantir mais eficiência no processo, contar com uma ferramenta de cobrança agrega também nas funções de análise e pode, inclusive, reduzir os custos. Dentre as principais vantagens podemos citar: segurança e proteção de dados, mais produtividade dentro da área e acompanhamento de métricas e resultados.

No conteúdo de hoje, selecionamos 6 ferramentas indispensáveis para o processo de recuperação de crédito que vão facilitar e otimizar o dia a dia da sua empresa. Acompanhe!

1- SMS

Tendo em vista que o objetivo, além de receber os valores devidos, é manter o cliente ao final do processo, é necessário ter cuidado redobrado para não expor o consumidor. Quando falamos em cobrança, a primeira situação que vem à mente é um colaborador, sentado em uma mesa, ligando para um cliente devedor. Porém, nem todos podem ou gostam de atender telefonemas, e por isso, as recuperadoras de crédito dispõem de várias ferramentas de cobrança, para que o cliente não seja exposto e sinta-se à vontade para que ocorra a negociação e por isso aconselhamos o telefonema como última ferramenta a ser utilizada no processo de cobrança.

Uma das formas mais utilizadas é o envio de SMS. O código de defesa do consumidor não faz nenhuma referência ao meio de comunicação utilizado em uma cobrança, desde que não cause constrangimento e tortura psicológica é permitida por qualquer meio de comunicação.    

O SMS pode também ser usado antes mesmo da dívida vencer, como um lembrete, avisando por exemplo, a data do vencimento da dívida, valor e até mesmo o código de barras para facilitar o pagamento. A grande vantagem do envio de SMS está na praticidade e efetividade do sistema, pois a entrega da mensagem é garantida, e também na redução dos custos, por se tratar de um sistema mais barato que os de ligação, por exemplo. Por isso muitas empresas, como telefonia e Copel, já tem adotado esta prática.

2 – E-mail

Esta ferramenta de contato tem crescido constantemente por seu baixo custo para a empresa e facilidade de contato com devedores. O e-mail no processo de cobrança pode informar o atraso de um pagamento, notificar um protesto e até o acionamento do setor jurídico.

Os e-mails funcionam melhor para os primeiros contatos com o cliente, enquanto as notificações de protestos costumam ser enviadas por correspondência, preferencialmente por SEDEX ou carta registrada, para ter certeza do recebimento.

Ambos os formatos devem ser diretos e objetivos, mas sem ser agressivos. Devem conter todos os dados relevantes da dívida, como o produto ou o serviço adquirido, valores, prazos, contatos da empresa, entre outros.

Por isso, se o devedor não deu um retorno sobre o SMS enviado e a dívida está vencida, envie um e-mail informando que não consta no sistema o pagamento da dívida.

3 – Whatsapp

O app pode ser utilizado para a comunicação com devedores sem que isso fira nenhum código de ética ou legislação. O que não pode ser feito é a cobrança abusiva ou seja, o envio de muitas mensagens no mesmo dia ou com conteúdo ofensivo e com abordagem ameaçadora, seja pela mesma ferramenta ou por várias.

Uma das maiores vantagens que o WhatsApp oferece para quem faz cobranças pelo aplicativo é o fato de o destinatário não poder ignorar a mensagem, como acontece com uma chamada telefônica, por exemplo.

Como o app fornece opções para que os usuários saibam se uma mensagem foi lida ou não pelo destinatário, a pessoa que fez a cobrança terá provas, caso o devedor alegue não saber da existência da dívida.

Utilizar das ferramentas digitais para cobrança é algo que não pode ficar de fora das suas estratégias de recuperação de crédito. Afinal, se você vendeu um produto ou serviço, não pode ter vergonha ou receio de exigir aquilo que é seu por direito. Então, após lembra-lo da dívida por SMS, alertado por E-mail, e mesmo assim ele não deu retorno, entre em contato pelo Whatsapp.

4 – Chatbots

Os chatbots são ferramentas que usam a inteligência artificial para simular a fala humana e entrar em contato com os clientes inadimplentes. Em outras palavras, são os chamados atendentes virtuais. São “robôs de conversação” que interagem com o usuário naturalmente, oferecendo direcionamentos para a solução das solicitações, permitindo uma experiência de autoatendimento agradável e efetiva.

O uso do chatbot reduz custos com centrais de atendimento, contas telefônicas, sistemas de voz. Mas acima de tudo ele reduz o abismo no relacionamento entre as marcas e seu consumidor. Ele entende as perguntas e responde com eficácia e rapidez. É um jeito de se comunicar, automatizado, que mais se parece com o comportamento humano.

5 – Discadores

Após as tentativas de mensagens por SMS, e-mail, Whatsapp, Chatbot e mesmo assim o cliente devedor não deu retorno, aí é hora das ligações. E para esta tarefa, uma ferramenta muito utilizada é o Discador.

Com o intuito de facilitar a realização de chamadas pelos atendentes, otimizando seu tempo e aumentando sua produtividade, foram criados os discadores automáticos. O nome já dá a entender o seu objetivo: esse tipo de programa realiza ligações (isto é, disca os números dos clientes) de maneira automática, tirando essa função do agente. Por isso a importância de um cadastro completo e atualizado, fácil de organizar através da Localização de Endereços.

6 – Negativação de Devedores

Se através de todo esse processo, o cliente não honrar com a dívida, aconselhamos a Negativação de devedores, pois pesquisas mostram que, clientes com o nome negativado, tendem a pagar de forma mais rápida as contas, devido às consequências que a Negativação trás.

A Negativação de Devedores, é uma ferramenta de cobrança essencial para o recebimento de seus créditos, pois constará no maior banco de dados de inadimplentes da América do Sul. Por meio dela, os nomes dos clientes nessa condição são enviados para órgãos de proteção ao crédito, como a Serasa Experian

Ela traz muitas restrições ao nome do cliente. Isso diminui muito a chance de ele ter crédito em outra empresa com acesso àquele banco de dados; ele não consegue ter linhas de crédito e financiamento aprovados; pode não conseguir assinar um contrato de aluguel e nem mesmo fechar um seguro.

Diante de tantas consequências negativas, os clientes inadimplentes são os maiores interessados em “limpar” seus nomes com a maior agilidade possível. Com certeza, eles farão tudo que for viável para quitar a dívida com a sua empresa e, assim, livrar-se de tantos problemas! Desse modo, ganha seu cliente e ganha também a sua empresa!